Sådan anvender du en politik for opbevaring af delt postkasse i Office 365

Når det kommer til at holde dine data sikre og sikre, er en af ​​de bedste ting, du kan gøre, at anvende en delt postkasseopbevaringspolitik i Office 365. Dette vil hjælpe med at sikre, at dine data er ordentligt beskyttet, og at du altid kan få adgang til dem, når du har brug for det. til. Der er et par forskellige måder at opsætte en politik for opbevaring af delt postkasse på, men det vigtigste er at sikre dig, at du forstår mulighederne, og hvordan de fungerer. En af de første ting, du skal gøre, er at beslutte, hvilken type data du vil beholde og hvor længe. Der er to hovedtyper af data, som du kan beholde: beskeder og elementer. Beskeder er den mest almindelige type data, som folk ønsker at beholde. Du kan beholde beskeder i en bestemt periode, eller du kan beholde dem for evigt. Elementer er mindre almindelige, men de kan være lige så vigtige. Elementer omfatter ting som kontaktlister, kalenderelementer og opgaver. Du kan beholde genstande i en bestemt periode, eller du kan beholde dem for evigt. Når du ved, hvilken type data du vil beholde, skal du beslutte, hvor længe du vil beholde dem. Der er tre hovedmuligheder: 1. Opbevar i et bestemt tidsrum 2. Hold for evigt 3. Slet efter et bestemt tidsrum Hver mulighed har sine egne fordele og ulemper, så du skal veje dem omhyggeligt, før du træffer en beslutning. Når du ved, hvilken type data du vil beholde og hvor længe, ​​skal du konfigurere din opbevaringspolitik. Der er et par forskellige måder at gøre dette på, men det vigtigste er at sikre dig, at du forstår mulighederne og hvordan de fungerer. En af de bedste måder at opsætte en opbevaringspolitik på er at bruge de indbyggede muligheder i Office 365. For at gøre dette skal du gå til Office 365-administrationscenteret og klikke på fanen 'Overholdelse'. Derfra vil du se en liste over overholdelsesmuligheder. Rul ned til afsnittet 'Retention', og klik på linket 'Tilføj en opbevaringspolitik'. Dette fører dig til guiden til opbevaringspolitik. Den første ting du skal gøre er at give din police et navn. Derefter skal du vælge den type data, du vil beholde, og hvor længe. Du kan også vælge at anvende politikken på alle brugere eller kun bestemte brugere. Når du har foretaget dine valg, skal du klikke på knappen 'Gem'. Din politik vil nu blive anvendt på alle de brugere, du har valgt. Hvis du kun vil anvende politikken på bestemte brugere, kan du gøre det ved at gå til fanen 'Overholdelse' i Office 365-administrationscenteret og klikke på linket 'Retention'. Derfra vil du se en liste over alle de opbevaringspolitikker, der er blevet oprettet. Find den politik, du vil anvende på specifikke brugere, og klik på linket 'Rediger'. Rul ned til sektionen 'Omfang', og klik på linket 'Tilføj brugere'. Derfra kan du vælge de specifikke brugere, du vil anvende politikken på. Når du har foretaget dine valg, skal du klikke på knappen 'Gem'. Din politik vil nu blive anvendt på de specifikke brugere, du har valgt.

Hvis du vil vide det hvordan man anvender en politik for opbevaring af delt postkasse i Office 365, så læs dette indlæg. Fastholdelsespolitikken er samling af lagermærker som bestemmer, hvordan mapper og individuelle elementer (såsom e-mail og voicemail) gemmes i generel postkasse i Office 365, før de arkiveres eller slettes permanent. Mange virksomhedsorganisationer skal proaktivt gemme indholdet af deres postkasser af hensyn til overholdelse. Opbevaringspolitikker hjælper dig med at styre de risici, der er forbundet med tab af information, der kan forårsage juridiske komplikationer.

Sådan anvender du en politik for opbevaring af delt postkasse i Office 365

For at anvende en opbevaringspolitik på en delt postkasse skal du oprette opbevaringstags og en ny opbevaringspolitik, vedhæfte taggene til politikken og derefter anvende politikken på den delte postkasse.

hvordan man tilføjer søgemaskine

Sådan kan du anvende en politik for opbevaring af delt postkasse i Office 365 :

1. Log ind på EAC.
2. Opret personlige opbevaringstags.
3. Opret en ny opbevaringspolitik.
4. Vedhæft personlige tags til opbevaringspolitikken.
5. Anvend en opbevaringspolitik på den delte postkasse.

Lad os se på dette i detaljer.

1] Log ind på EAC

Log ind på EAC (https://outlook.office365.com/ecp) med dine administratoroplysninger.

hvordan man bruger xbox play hvor som helst

Tip: Brug din browser i privat/inkognitotilstand for at få adgang til din Exchange-administratorkonto. Dette forhindrer browseren i automatisk at vælge dine aktuelle legitimationsoplysninger, når du navigerer til webstedet.

2] Opret personlige lagermærker

Retentionsmærket kan være et af følgende tre typer :

1. Standard politiktag (DPT) - Gælder automatisk for hele postkassen.
2. Opbevaringspolitik tag (RPT) - anvendes automatisk på standardmappen (Indbakke, Sendt osv.) og
3. personaledag – Anvendes manuelt af brugere til individuelle elementer og mapper.

Ved at bruge et personligt tag kan du oprette en undtagelse for et standardpolitiktag eller et opbevaringspolitiktag. For eksempel, hvis DPT siger at slette alle varer efter 5 år, kan du oprette en undtagelse for 'meddelelser', der slettes efter 7 dage ved hjælp af et personligt tag.

Følg disse instruktioner for at oprette et personligt tag:

tilføj adgangskode til zip-fil windows 10

1. Trykke compliance styring i venstre rude i Exchange Admin Center kontrolpanel.
2. Klik derefter på opbevaringsmærker fanen øverst på siden.
3. Du vil se en liste over eksisterende opbevaringstags. tryk plus (+) ikonet øverst på denne liste.
4. Vælge anvendt af brugere på elementer og mapper (private) i rullelisten, der vises.
5. At komme ind Navn , holde handling, og Holdbarhed for tag ind nyt tag anvendt af brugere på elementer og mapper (personligt) vindue.
6. Klik på Holde knap.

På samme måde kan du oprette yderligere tags, der vil blive knyttet til din delte postkassepolitik.

Læs også: Hvad er forskellen mellem Microsoft Office og Microsoft 365?

3] Opret en ny opbevaringspolitik

1. Gå til fastholdelsespolitikker fanen som vises øverst på siden Compliance Management. Du vil se en liste over eksisterende politikker.
2. Klik på plus (+) ikon for at oprette en ny politik.
3. Indtast den relevante Navn for politik.
4. Vedhæft et eller flere tags til politikken (som beskrevet i næste afsnit).
5. Klik på Holde knap.

Læs også: Installer Group Policy Management Console i Windows 11/10. .

4] Vedhæft personlige tags til opbevaringspolitikken.

1. Klik på plustegnet (+) i vinduet med opbevaringspolitik. Dette vil åbne vælg lagringsmærker et vindue, der viser en liste over tilgængelige tags.
2. Vælg de personlige tags, du har oprettet, og klik på knappen Tilføje knap.
3. Klik derefter på Okay knap.

5] Anvend en opbevaringspolitik på den delte postkasse.

fjernelse af fotostempel

1. Klik på i venstre rude på din Exchange-administratorkonto modtagere .
2. Klik derefter på generel øverste fane. Du vil se en liste over eksisterende generelle postkasser .
3. Dobbeltklik i den fælles postkasse, som du ønsker at anvende politikken på.
4. Trykke postkassefunktioner på venstre panel.
5. Vælg en politik ved hjælp af knappen Fastholdelsespolitik efterår.
6. Klik på Holde knap.

Bemærkninger:

1. Kun administratorer kan oprette og anvende opbevaringspolitikker på delte postkasser i Office 365.
2. For at anvende opbevaringspolitikker på dem skal du have mindst 10 MB data i dine postkasser.
3. Opbevaringspolitikken tager normalt 7 dage om at træde i kraft.
4. Du kan oprette et eller flere opbevaringstags, men kun én opbevaringspolitik kan anvendes på en postkasse ad gangen. Tilknyt derfor alle de tags, du vil anvende på en postkasse, til en enkelt opbevaringspolitik.

Kan vi anvende en opbevaringspolitik på en delt postkasse?

Ja. Du kan anvende en opbevaringspolitik på en delt postkasse vha postkassefunktioner mulighed. Den kan findes ved at dobbeltklikke på en delt postkasse under generel fane ind modtagere sektion af ØK. Husk, at der kun kan anvendes én politik på en postkasse ad gangen. Så du skal knytte alle de nødvendige tags til en enkelt politik, som du vil anvende på postkassen.

Hvordan ændrer jeg standardopbevaringspolitikken i Office 365?

Hvordan anvender jeg en opbevaringspolitik på en Office 365-postkasse?

Du kan anvende en opbevaringspolitik på en eller flere postkasser i Office 365. ved hjælp af EAC . For at anvende en opbevaringspolitik på en enkelt postkasse skal du gå til Modtagere > Postkasser . Vælg derefter den ønskede postkasse og klik på knappen redigere øverste ikon. Trykke Postkasse Ejendommeligheder venstre. Vælg en opbevaringspolitik fra rullelisten, og klik Holde knap. For at anvende en opbevaringspolitik på flere postkasser skal du vælge flere postkasser vha Flytte eller Ctrl nøgle. Vælg derefter Avancerede indstillinger > Opbevaringspolitik > Opdater . Vælg derefter den ønskede politik i Massetildel en opbevaringspolitik og klik på Holde knap.